Tietosuojakäytäntö
Tietosuoja-käytäntö
Helsingin kristillisen koulun tietosuojaseloste
Pvm: 17.12.2020
Tässä tietosuojaselosteessa selvitetään EU:n tietosuoja‐asetuksen sekä henkilötietolain (523/1999)
edellyttämät tiedot Helsingin kristillisen koulun ylläpitämien henkilörekisterien osalta. Tämä tietosuojaseloste
julkaistaan koulun Internet‐sivulla ja sitä päivitetään tarvittaessa sen sisältämien tietojen muuttuessa.
1. Rekisterinpitäjä
Pieksupolku 5, 00720 Helsinki
p. 050 512 0607
kanslia@hkkhel.fi
Y-tunnus: 0733447-6
2. Rekisterinpitäjän toimintamuodot
Helsingin kristillisen koulun kannatusyhdistys ry:n perustehtävä on järjestää perusopetuslain (682/1998) mukaista esi- ja perusopetusta Helsingin kristillisessä koulussa sekä varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaista varhaiskasvatusta Päiväkoti Purressa. Tämän perustehtävänsä tueksi yhdistyksen on kerättävä eräitä em. toimintojen kannalta välttämättömiä henkilötietoja.
3. Henkilörekisteriasioiden yhdyshenkilö/ tietosuojakoordinaattori
Elina Koskipuro
elina.koskipuro@hkkhel.fi
p. 050 512 0607
Tietosuojavaltuutettua ei ole nimetty (peruste: EU:n tietosuoja‐asetus 37 artikla).
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä käsittelee oppilaiden, lasten ja huoltajien henkilötietoja opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämiseksi. Rekisterinpitäjä käsittelee myös palveluksessaan olevan henkilökunnan henkilötietoja työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja ei käsitellä markkinointitarkoituksessa.
5. Ylläpidettävät rekisterit
Ylläpidettävistä rekistereistä on laadittu erilliset rekisteriselosteet.
Henkilöstöhallinnon rekisterit
- Henkilöstörekisteri
- Rekrytointirekisteri
- Palkkarekisteri
- Sijaisuus‐/poissaolorekisteri
- Työterveyshuollon rekisteri
Opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämiseen liittyvät rekisterit
- Oppilas‐ ja opiskelijahallinnon rekisteri (Primus/Wilma)
- Oppilasvalintarekisteri
- Varhaiskasvatuksen hallinnon rekisteri
- Tapaturmarekisteri
- Kameravalvontarekisteri
- Oppimisympäristöt/verkkotallennustilat
Oppilashuollon rekisterit
- Oppilashuoltokertomusten rekisteri
- Koulukuraattorin asiakasrekisteri
- Koulupsykologin asiakasrekisteri
Tilapalvelujen ja kouluravintolan rekisterit
- Tilamyynnin rekisteri
- Dieettiruokarekisteri
6. Rekisterien tietosisältö
Oppilaiden ja lasten yksilöimisen, tunnistamisen ja opetuksen järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten:
- Oppilaan/lapsen nimi ja henkilötunnus;
- yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
- oppilaan huoltajien nimi‐ ja yhteystiedot;
- opintosuorituksiin ja opintojen järjestämiseen liittyvät tiedot, mm. katsomusaine ja muut ao. rekisteriselosteissa tarkemmin yksilöidyt tiedot.
Rekisterinpitäjän palveluksessa olevan henkilöstön osalta tarpeelliset tiedot palkanmaksun ja muiden työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi, kuten:
- henkilö‐ ja yhteystiedot
- koulutus
- työtehtävä
- työsuhteen kesto
- pankkiyhteystiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereissä olevat tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai heidän huoltajiltaan. Osa tiedoista syntyy oppilaan opetuksen järjestämisestä koostuvasta tiedosta, jonka opettaja kirjaa rekisteriin.
8. Tietojen luovutukset
Oppilaan tai lapsen henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta rekisteripitäjän tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Kuitenkin oppilaan henkilötietoja voidaan luovuttaa opintojen järjestämisen, seurannan ja tilastoinnin toteuttamiseksi Tilastokeskukselle, Helsingin kaupungin sivistystoimialalle, Kansaneläkelaitokselle, Opetushallitukselle tai muille viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa myös oppilaitoksen vaihdon yhteydessä uudelle oppilaitokselle sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.
Rekisterinpitäjä ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojausperiaatteet
Rekisterinpitäjän oppilas‐ ja asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat rekisterinpitäjän palveluksessa, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.
10. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on alla olevissa kohdissa 1‐7 mainitut oikeudet häntä koskevien tietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus:
- Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisterinpitäjän rekistereihin
- Oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
- Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
- Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, markkina‐ ja mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia taikka sukututkimusta varten
- Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Tämä oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä antamia tietoja
- Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä kohdissa 1‐6 tarkoitettu pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Helsingin kristillinen koulu, Pieksupolku 5, 00720 Helsinki. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).
Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).